Oben sehen Sie einige Eingabefelder und im Hintergrund das Klientendatenblatt, welches alle wichtigen Informationen eines Klienten zusammenfasst und dessen Beratungsverlauf darstellt. Die Übersicht kann ausgedruckt oder als PDF- bzw. DOCX-Datei archiviert werden.
Mit KBS-DOK können Sie unter anderem folgende Merkmale erfassen:
Die Dokumentationsstandards wurden innerhalb des Förderschwerpunktes „Psychosoziale Krebsberatungstellen“ der Deutschen Krebshilfe festgelegt. Falls Sie sich für detaillierte Angaben interessieren, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf oder lassen sich die Testversion zukommen.
Einen besonderen Stellenwert nimmt der einfach gehaltene und zeitsparende Aufbau der Software ein, welcher die tägliche Arbeit erleichtert. Die Einarbeitung ist auch für wenig geübte PC-Benutzer einfach. So ermöglichen z.B. aufklappbare Auswahllisten einen kompakten, übersichtlichen Aufbau der digitalen Maske. Mehrere Masken werden mittels Registerblättern zusammengefasst und klar strukturiert. An zahlreichen Stellen sind Hilfsfunktionen eingebaut, welche die Bedienung erläutern.
Alle Eingaben werden automatisch auf Validität geprüft. So garantieren z.B. Pflichtfelder, dass obligatorische Angaben nicht vergessen werden. Darüber hinaus werden bei Folgekontakten eines Klienten bereits bekannte Angaben aus der vorherigen Beratung (z.B. zur Tumorerkrankung) übernommen. Fortgeschrittene Nutzer können das Aufrufen, Befüllen und Navigieren innerhalb von Eingabeformularen durch Einsatz der Tastatur und Tastenkürzel zusätzlich beschleunigen.
Bei der Programmentwicklung haben wir großen Wert darauf gelegt, die Beratungsarbeit durch die elektronische Dokumentation bestmöglich zu unterstützen. Dies geschieht beispielsweise durch den Einsatz eines intuitiven und interaktiven Terminkalenderelementes, welches die benötigten Eingabemasken automatisch mit den geplanten oder nachträglich eingegebenen Beratungen verknüpft und die Historie aus Sicht des Klienten, Mitarbeiters oder der Beratungsart dynamisch visualisiert. Mit dem Terminkalender können auch die klientenunabhängigen Termine einer Krebsberatungsstelle, wie beispielsweise Teamsitzungen, Besprechungen, Mitarbeiterurlaube usw. geplant und verwaltet werden, wodurch Ihnen ein vollwertiges Planungswerkzeug zur Verfügung steht.
Bereits innerhalb des KBS-DOK Programms können Sie detaillierte statistische Auswertungen vornehmen. Die Daten können nach einer Vielzahl von unterschiedlichen Kriterien gefiltert und zusammen mit statistischen Kennwerten visualisiert werden. Mittels Erstellung eigener Reporte können Sie z.B. beliebige Zeiträume betrachten und dabei die Beratungen nach Art und Leistungen bzw. die Klienten z.B. nach Alter, Geschlecht oder Erkrankung unterscheiden. Die bewusst flexibel gestalteten Möglichkeiten erlauben die Verwendung der Ergebnisse für Rechenschaftsberichte oder andere interne bzw. externe Berichte zur Evaluation und Qualitätssicherung.
Darüber hinaus können die Daten, aufbereitet oder in Rohform, exportiert werden, um sie z.B. mittels Tabellenkalkulationsprogrammen wie MS Excel® oder professionellen Statistikprogrammen wie SPSS oder der kostenfreien Alternative PSPP zu analysieren oder in Textverarbeitungsprogramme wie MS Word® einzufügen.
KBS-DOK erfüllt besonders hohe datenschutzrechtliche Anforderungen beim Umgang mit Ihren sensiblen Klientendaten. Das Programm besitzt ein differenziertes Zugriffsrechtemanagement, welches nur autorisierten Personen Einsicht in Ihre Daten ermöglicht bzw. Änderungen daran erlaubt. Jeder Benutzer besitzt eine eigene Kennung mit persönlichem Passwort und individuellen einstellbaren Lese- und Schreibrechten. Datenänderungen werden exakt protokolliert und sind daher jederzeit nachvollziehbar.
Beratungen von Personen, die keine Dokumentation ihrer personenbezogenen Daten wünschen, können im System eigens als anonyme Kontakte geführt werden, bei welchen keine Angaben zu Name, Geburtsdatum oder Adresse gemacht werden.
Zusätzlich schützt Sie die Speicherung der eingegebenen Informationen in ein verschlüsseltes Backup vor Datenverlust. Das Backup kann genutzt werden, um den gesamten Datenbestand zu einem bestimmten Zeitpunkt wieder herzustellen und ist vor Fremdzugriff geschützt.
Die Daten können durch einen anonymisierten und verschlüsselten Austausch (besonders sichere asynchrone End-To-End-Verschlüsselung) an andere Einrichtungen versendet werden, z.B. mit einem Träger, einer Evaluationsstelle oder einer wissenschaftlichen Auswertungsstelle wird ermöglicht.
KBS-DOK kann gleichzeitig von mehreren Mitarbeitern an unterschiedlichen Arbeitsplätzen in der Beratungsstelle genutzt werden, ohne dass Daten verloren gehen. Da alle Eingaben in eine gemeinsame Datenbank fließen, werden die von Ihnen durchgeführten Änderungen automatisch bei der Kollegin bzw. dem Kollegen sichtbar. Dies ist von großem Vorteil im praktischen Betrieb, da z.B. das Warten auf den Zugang zu einem bestimmten Rechner oder auf ein gesperrtes Dokument, das gerade von jemand anderem bearbeitet wird, entfällt.
Voraussetzung für paralleles Arbeiten ist die Verbindung der Rechner durch ein lokales Netzwerk. Der Betrieb ist mit einer zentral gespeicherten TIKANIS Datenbankdatei oder mit dem kostenfreien Microsoft SQL Server Express Datenbankserver möglich. Falls die Daten nicht im Netzwerk der Einrichtung gespeichert werden sollen, kann KBS-DOK selbstverständlich auch nur auf einem einzelnen Windows PC betrieben werden.
Für Mitarbeiter, die Klienten außerhalb der Krebsberatungsstelle betreuen, steht eine Außendienstversion des Programms zur Verfügung. Diese ermöglicht, dass Sie Beratungen auch außerhalb der technischen Infrastruktur einer Krebsberatungsstelle mit einem mobilen Gerät, z.B. einem Laptop, direkt vor Ort digital dokumentieren können. Die eingegebenen Daten werden danach einfach mit der gemeinsamen Datenbank der Krebsberatungsstelle synchronisiert.
Eine besonders effiziente Erweiterung, mit der doppeltes Dokumentieren und langwieriges Übertragen von Notizen der Vergangenheit angehören.
